【コラム】人事のためのOA入門講座その3「今から使えるコピー&ペーストのショートカットと便利な設定」

 コピーアンドペーストは、お客様情報に間違いがないように、手入力を避けて転記す
る時など、業務でもプライベートでも使わない日はないような機能ですが、便利な反
面、意外と面倒な作業でもあります。

今回は「書式をクリアしてテキストのみ貼り付け」のショートカットと、「同じ内容を繰り
返しペーストしたい」時に便利なファンクションキー、「複数のデータをクリップボード
に保存して呼び出せる設定」を採り上げます。


（１）Ctrl＋Shift＋Vで、「プレーンテキストとして貼り付け」
WordやOutlookにウェブサイトのURLをコピーして貼り付ける際、以下のようにペー
ジタイトルを反映した結果が返ることがあります。

株式会社インソース | 人材育成／社員研修・ITによる生産性向上支援
(insource.co.jp)

これはこれで便利ですが、プレーンテキスト（文字列そのまま）で貼り付けたい時は、
「Ctrl＋Shift＋V」で貼り付けると、コピーした文字列だけがそのまま反映されます。

https://www.insource.co.jp/index.html

また、メールに貼り付けたテキストの書式がメール本文と違ってしまう場合にも、
「Ctrl＋Shift＋V」を使うと、本文と同じ書式で貼り付けられます。


（２）貼り付けられた書式を後から修正したい
このように説明してきた「Ctrl＋Shift＋V」ですが、環境によって使えないことがありま
す。書式をクリアして貼り付けることができない場合には、以下のような修正方法が
あります。

貼り付けた直後にテキストの上でCtrlキーを押すと、「貼り付けのオプション」メニュ
ーが表示されます。ここから一番右側の「テキストとして貼り付け」を選択すると、文
字列をそのまま貼り付ける形式に変更されます。



また、すでに貼り付けた後のテキストの上で右クリックすると、「貼り付けのオプション」
を選択することができ、ここでも変更することが可能です。


（３）同じ内容を繰り返しコピーしたい
ExcelやWord、PowerPointは、キーボードの「F4」を押すと「直前の動作を繰り返す」
ことができます。地味な機能ですが、コピーしたデータを複数ペーストしたい時や、複
数の画像をリサイズして同じ幅にしたい時などに便利です。
あくまでも直前の動作のため、コピーしたデータをペーストした後に、文字を入力する
など何か別の動作をしてしまうとリセットされてしまうので、気を付けましょう。


（４）クリップボードに複数の内容を保存しておきたい
文字列などをコピーしたクリップボードは、通常、1つ上書きすると前の情報が消えて
しまいます。複数保存するために、設定を変更しましょう。


1．タスクバーの端にあるWindowsアイコンをクリックして、スタートメニューから歯車
アイコンの「設定」を選択します。




2．「設定」の左側メニューから「クリップボード」を選択し、「クリップボードの履歴」を
オンにします。



3．設定を終えたらウィンドウを閉じ、「Windowsキー＋V」を押すと、コピーした文字列
や画像が一覧できるクリップボードが開き、一覧から選択して貼り付けられます。右端の
点をクリックすると、優先的に配置しておきたいデータをピン留めしておくこともできます。




以上、コピーアンドペーストがちょっと便利になる機能の紹介でした。何度か試して手
に覚えさせておくと、日々のちょっとしたストレスが軽減されるかもしれません。

また、社内システムの一覧表をExcelに転記するなど、決まった形式のコピー＆ペースト
を一定量、あるいは一定の頻度で繰り返す業務は、プログラミング知識がなくても
作れるRPAのフローで自動化するのもおすすめです。決まった動作を繰り返してくれる
ため、人の手で起きがちな転記ミスを防ぐことができます。


■上記に関連したオススメの研修
・Microsoft365研修
https://www.insource-da.co.jp/service/microsoft365.html
・RPA/Power Automate Desktop研修～繰り返し作業を自動化する（2日間）
https://www.insource.co.jp/bup/bup_rpa-power-automate.html
・ビジネス活用のためのRPA研修～RPA導入のための一歩を踏み出す
https://www.insource.co.jp/bup/bup_business_robotic1.html


※本記事は2021年12月22日現在の情報です。