VLOOKUP関数は、構成を知れば怖くない！

Excelの機能のうち、ぜひマスターしたい人気の関数のひとつがVLOOKUP関数です。しかし、便利さの反面、少し複雑で苦手意識を持たれることもあります。他に比べて設定する項目や約束事が多い関数ですが、構成を知ってひとつずつ設定していけば、怖いことはありません。

VLOOKUP関数の概要

VLOOKUP関数は､｢Vertical（縦方向）＋Lookup（調べる）｣という意味で､指定された範囲内にあるデータを検索し、該当する内容を表示する関数です。そのため、参照元となる表と、該当したデータを表示するための表の2つが必要になります。

VLOOKUP関数に設定する項目は、全部で4つあります。順番にみていきましょう。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

※関数に設定する項目のことは、「引数（ひきすう）」とも呼びます。

VLOOKUP関数を入力する

VLOOKUP関数を使うと、指定した要素を検索元にして、その要素に紐づいた分類や商品コードが表示できます。今回は商品名を検索元に設定し、E列の「分類」を表示するための要素を順番に入力していきます。

【検索値】
最初に、商品名が入力されているG2セルを指定します。ここに入力されている値と、参照元の表に入力されている値が一致することが必要です。

【範囲】
参照元となる表の範囲を指定します。VLOOKUP関数には「検索値になる列は一番左側に置く」というルールがあるため、商品名が入力されたB列を範囲の始点として、F列までを範囲としました。
関数をコピーしても範囲が動かないよう、範囲を選択したらキーボードの「F4」を押し、$を付けて絶対参照にしましょう。
（範囲指定「B2:F44」を選択してF4キーを押すと、「$B$2:$F$44」になります。また、今回は参照元の表が「商品リスト」という名前のシートにあるため、「商品リスト! $B$2:$F$44」が範囲の前に付いています）

【列番号】
設定した範囲の列のうち、左側から数えて何列目の値を取り出すのかを数値で指定します。今回は左から2列目の「分類」を表示したいので、「2」になります。

【検索方法】
原則として、検索する値と参照する値が完全一致となる「FALSE」を指定します。

できあがったものがこちらです。

=VLOOKUP(G2,商品リスト!$B$2:$F$44,2,FALSE)

一通り入力したらオートフィルで下のセルにも関数をコピーして、同様にF列とH列にもコピーします。他の列にコピーした際に参照する列番号が変わる場合、そちらも忘れずに書き換えましょう。今回の場合、F列は範囲の3列目、H列は5列目になります。

VLOOKUP関数を使う時の注意点

VLOOKUP関数の利点は、参照用の表を更新すれば、検索結果の値がまとめて更新されることです。たとえば、商品価格が変わった時に参照元の表だけを更新すれば、その表に紐づいている価格がすべて更新されます。

この利点を最大限活用するために、以下のことに注意しましょう。

1. ①参照用の表は、保存場所を変更しない

   VLOOKUP関数は、参照用の表の場所を含めて指定しているため、保存場所が変わると、関数も書き換える必要があります。可能な限り最初に保存するフォルダを決め、参照用の表はすべてそこに保存するようにしましょう。

2. ②参照用の表は、誰でも編集できないようにする

   もし、参照用の表の更新を間違ったり、削除してしまったりすると、他のデータも影響を受けることになります。ファイルに保護をかけるなどの対策を行いましょう。

3. ③VLOOKUP関数を削除しないようにする

   セルに入力されたVLOOKUP関数を消してしまうと、値が反映されなくなります。そこで、値だけを手入力されてしまうことがあると、後からその部分だけが更新されないことになります。こういった事故を防ぐために、セルの保護などをしておくのもおすすめです。