Excelのオートフィルオプションでもっと便利に！

オートフィルの基本

オートフィルとは、選択したセルの値を起点として、コピーや連続データを簡単に入力する機能です。
Excelのセルを選択した状態で右下にカーソルを合わせ、「＋」が表示された状態でそのままマウスをドラッグすると、その方向にデータが入力されていきます。

オートフィルのよくあるトラブルとその理由

オートフィルは、選択されたセルの値からどのように振る舞うかを判断し、コピーか連続データかを選択しています。そのため、たとえば「子（こ）」をコピーするつもりが干支の「子（ね）」と判断され、連続データになってしまうことがあります。

オートフィルオプションで、入力されたデータを修正する

①A1セルに「1」を入力して、オートフィルで値を下の行にコピーしていきます。オートフィルの終点に着いた時に表示される「オートフィルオプション」アイコンをクリックすると、メニューが表示されます。一覧から「連続データ」を選択しましょう。

②「連続データ」を選択したことで、数字が連続データに変更されました。

「書式のみコピー」と「書式なしコピー」の使い方

「書式のみコピー」を使うと、セルに設定されている塗りつぶしの指定や、フォントの装飾などの書式だけをコピーの対象とします。書式を引き継いだセルに値を入力すると、基準となったセルの書式が反映されていることがわかります。

「書式なしコピー」はその逆で、セルに入力された値のみをコピーあるいは連続データの対象とします。

オートフィルの入力前に連続データとコピーを切り替える

Ctrlキーを押しながらカーソルを右下に持っていくと、オートフィルの「＋」が二重になります。この状態でドラッグすると、通常であればコピーとなるものが連続データに、連続データになるものがコピーになります。

この機能を使うと、必要なデータを一度で入力できるため、作業がよりスピードアップできます。

ダブルクリックで簡単にオートフィルを設定

隣接する列にデータが入っている時にオートフィルを設定する時は、起点となるセルのダブルクリックで一気に設定することができます。途中の行に空欄があると途切れてしまうので、データ数が多い時は最後まで入力されているか確認しましょう。

フラッシュフィルを使いこなす

フラッシュフィルは、見本として指定されたセルの内容に規則性を見出し、それに基づいたデータを返す機能です。たとえば、フルネームが記載された列の隣に名字だけを抽出したい場合は、以下の手順を踏みます。

①B2セルに、A2セルの方の名字である「丹羽」だけを入力して、オートフィルで内容をコピーします。

②オートフィルオプションの「フラッシュフィル」を選択すると、A列に対応したそれぞれの名字が抽出されました。ここでは、名字そのものを判定しているのではなく、「スペースで区切られる前の文字列」を抽出するというルールが採用されています。