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【コラム】人事のためのOA入門講座その1
「Excelのオートフィルの基本と活用方法を知る」


 業務で扱うことが多いExcelですが、様々な機能があるために知っている人は当たり
前と感じて教えることを忘れがちになり、知らない人は不要な手間をかけることにな
りがちな、Excelの「オートフィル」機能を、より便利に思い通りに使える方法について
まとめました。


(1)オートフィルの基本
「オートフィル」は、Excelのセルに自動でデータを入力できる機能です。起点となる
セルに情報を入力し、セルの右下にカーソルを置くと、カーソルが十字型になります。
この状態で、データを入力したいセルの方向にカーソルをドラッグすると、コピーある
いは連続データが自動的に判定され、入力されていきます。


1.オートフィルの入力方向は上下左右どこでもOK
上から下、左から右への方向で入力することがほとんどですが、下から上、右か
ら左への入力も可能です。途中で方向を変えることはできません。

2.通し番号や日付以外にも様々な連続データが入力可能
オートフィル機能が自動的に連続データと判定する内容は多岐に渡り、「連続し
た数字」「日付」「曜日」以外にも「干支」なども連続データになります。また、起点
とするセルに「1」「3」と入力した状態でオートフィルを使った場合、続く数字は「5」
「7」となり、読み取れる規則を受け継いでいきます。


(2)オートフィルオプションによる入力内容の切り替え
オートフィル機能を使う際、連続データにしたかったのに同じ内容のコピーになってし
まった、あるいはその逆になってしまったということはよく起きる困りごとです。この場
合、「オートフィルオプション」を利用することで、すでに入力されたデータをコピーあ
るいは連続データに切り替えることができます。

まず、A1セルに「1」を入力し、そのままオートフィルを使うと、連続データとは判定さ
れず、「1」がコピーされていきます。オートフィルの終点に表示されている「オートフィ
ルオプション」をクリックすると表示されるメニューから「連続データ」を選択します。




「連続データ」を選択したことで、数字が連続データに変更されました。今回は書式を
設定していませんが、「書式のみコピー」「書式なしコピー」に切り替えると、セルの書
式のみ、あるいは値のみのコピーをすることも可能です。




(3)Ctrl+オートフィルによる入力内容の切り替え
オートフィルの際、最初から意図した入力内容に切り替える方法があります。この場
合、「コピーになるはずなので連続データに切り替える」「連続データになるところをコ
ピーにする」という流れになるため、オートフィルのルールに慣れている方におすす
めです。
Ctrlキーを押しながらマウスカーソルを右下に合わせると、「+」が追加された状態に
なります。このままオートフィル機能を使うと、コピーではなく連続データとして入力さ
れます。



逆に、「1月」だけでオートフィルをかけると自動的に連続データになりますが、Ctrlキー
を押しながらドラッグすると、続くセルに同じデータをコピー入力できます。




(4)ダブルクリックでドラッグせずにオートフィルを入力
いくらオートフィルが便利だと言っても、大量のセルをドラッグするのは面倒なもので
すね。隣接するセル(列)にデータが入っている時にオートフィルを設定する時は、ダ
ブルクリックで一気に設定することができます。

オートフィルの起点になるセルを選択し、カーソルの形が変わったところでダブルクリ
ックするだけで、データが一気に入力されます。




まとめて入力できるのは、あくまでも隣接した列にデータが入っている時だけです。
途中に空欄があると途切れてしまうので、気を付けてください。

以上、オートフィルの機能についての解説でした。ちょっとしたTipsですが、より業務が楽に進められるお手伝いができれば幸いです。


※本記事は2021年10月27日現在の情報です。

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