【コラム】人事のためのOA入門講座その6「Excelのフラッシュフィル機能を、期待しすぎず活用する」

Excelで名前や住所などの文字列を扱う時、
「同じセルに表示されている名字と名前を分けたい」
「要素でセルごとに分かれている住所をまとめて表示させたい」
などの作業が発生することがあります。
この時、「フラッシュフィル」を使うと、手軽に実現することができます。

（１）フラッシュフィルの基本
Excelのオートフィル機能は、通し番号のような連続データを入力することや、
同じデータのコピーが簡単に入力できる機能です。
対して、フラッシュフィルは既存のセルに入力された内容に規則性を見出し、
それに基づいたデータを返す機能です。

（２）フラッシュフィルで名字だけを抽出する
名字と名前を分ける場合、まず１行目に、見本として名字のみを手入力します。
その後、「データ」タブの「フラッシュフィル」をクリックすると、
名字のみが最後まで自動的に入力されます。
この時にExcelが判断しているのは、
「A列に入力された文字列のうち、最初に出現するスペースの前までを取り出す」です。



 （３）フラッシュフィルで３列以上の情報をつなげる
フラッシュフィルを使うと、セルの内容を結合することもできます。
A～C列の文字列をつなげたセルを１つ作り、「フラッシュフィル」をクリックすると、
他のセルも同じように内容が結合されます。



※同じ動作を関数で行いたい場合、「＝A2&B2&C2」でも実現できますが、
参照先のセルを削除するとデータが消えてしまうため、結果のみ残したい時は、
結合済みのセルをコピーして「値のみ貼り付け」を行いましょう。

（４）切り出しがうまくいかないパターンとその対処法
フラッシュフィルでの切り出しは、思うようにいかないことがあります。
例えば、フルネームにスペースが入っていることを基準として切り分けている場合、
スペースがないセルはそのままフルネームが返されてしまいます。




また、名字と名前にスペースがない場合、１行目の「畑」だけを切り取って
フラッシュフィルを設定すると、名字と名前という判定はせず、
最初の１文字だけを抽出します。



２行目までサンプルを入力した状態でフラッシュフィルを使うことで、
それなりに正解に近くなりました。



フラッシュフィルはカンマ区切りやスペースなど、明確な区切りがない場合は
どうしても正確性が落ちるため、利用する場合は補助として割り切り、
必要な部分は手で修正しましょう。

（５）オートフィルをフラッシュフィルに切り替える
オートフィル機能を使った時、末尾に「オートフィルオプション」が表示されます。
これをクリックするとメニューが表示され、「フラッシュフィル」を選択すると、
フラッシュフィルに切り替わります。



フラッシュフィルは、便利だと意気込むと肩透かしな部分もありますが、
知っていて損はない機能です。
例えば、住所から都道府県だけを10件分だけ抽出したい時、
「関数を書くのはちょっと面倒だし、コピペして分けるのはもっと面倒だ」
というような時に向いています。

ただ、規則性はExcelが判断しているだけなので、
チェックと修正は忘れないようにしてください。
上記のケースの場合、和歌山県のような三文字の県名は間違うことがあります。


■コラムに関連するおススメの研修
・営業企画担当者向けExcel研修（基礎編）
　～現場で使える案件管理表データベースを作る
https://www.insource.co.jp/sales/salesplanning-excel.html
・ビジネス活用のためのRPA研修
　～RPA導入のための一歩を踏み出す
https://www.insource.co.jp/bup/bup_business_robotic1.html
・RPA/Power Automate Desktop研修
　～繰り返し作業を自動化する（2日間）
https://www.insource.co.jp/bup/bup_rpa-power-automate.html


※本記事は2022年03月23日現在の情報です。