条件付き書式を業務に活かす

前回はExcel（エクセル）資料を視覚的にわかりやすくする機能として、「条件付き書式」の概要をご紹介しました。 本記事では、すぐに実務で役に立つ！活用事例の詳細を画像つきで分かりやすくご紹介します。 ぜひご自身のExcelで、実際に手を動かしながら試してみてください。

連載記事①～どんな機能で、どう役に立つ？
連載記事②～活用事例・予算達成状況の見える化　★現在の記事
連載記事③～活用事例・記入漏れの防止
連載記事④～活用事例・プロジェクトの進捗管理
連載記事⑤～注意点とマスターのカギ

活用事例：予算達成状況の見える化

下図は、とある企業の「売上実績表」で、売上予算と実績が拠点別にまとめられています。この手のデータは拠点が多ければ多いほど見づらくなるため、業績好調な拠点・不調な拠点が一目で分かると良い資料になりそうです。

そんな時に「条件付き書式」が役立ちます。
拠点の達成率に応じて、色が変わるようなルールを設定すれば、売上状況を視覚的に把握しやすくなります。業績資料を作成する際などに、ぜひ活用してみませんか？設定手順を次章から解説していきます。

実際に手を動かそう！設定手順のご紹介

下図を完成イメージとして「予算を達成した拠点のセル（文字色と背景）は緑色、未達の拠点は赤色に塗りつぶす」ルールを設定します。

※本記事でご紹介するキャプチャ画面は2024年1月執筆時点のものです（Microsoft Excel for Microsoft 365を使用）。今後変更となる可能性がありますので予めご了承ください。

まず、条件付き書式を適用したいセル/セル範囲（下図の場合は?４～８セル）を選択します。 メニュー「ホーム」タブ＞「条件付き書式」クリックします。

次に、ドロップダウンメニューから適用したいルールを選択します。
今回設定したいのは「予算を達成した拠点のセル（文字色と背景）は緑色、未達の拠点は赤色に塗りつぶす」というルールなので、 「セルの強調表示ルール」を選択します。まずは予算達成の場合を設定するため、「指定の値より大きい」を選択しましょう。

ダイアログボックスが開きますので、ここで条件を設定していきます。 予算達成のセルを緑色にするため、指定の値を「100%」、適用したい書式をプルダウンから「濃い緑の文字、緑の背景」に設定し、OKボタンを押してください。

条件に合致したセルに、書式が反映されていることを確認できました！予算達成の場合はセルが緑色になっています。

予算未達（100%より小さい）の場合も同様に設定します。
「条件付き書式」＞「セルの強調表示ルール」＞「指定の値より小さい」を選択し、ダイアログボックスから指定の値を「100%」、適用したい書式をプルダウンから「濃い赤の文字、明るい赤の背景」に設定してOKボタンをクリックします。

これで設定は完了です！
拠点ごとの売上達成状況が視覚的にわかりやすくなりました。「達成率だけでなく、別のセルである拠点名も色付けしたい」という方は、連載記事④～活用事例・プロジェクトの進捗管理で行ごと色を塗りつぶす方法をご紹介していますので、こちらもご確認ください。

最後に

皆さん、「条件付き書式」でデータを視覚的にわかりやすくできましたか？

続く連載記事③では、情報の入力漏れ防止に役立つ活用事例、連載記事④では、プロジェクトの進捗管理に役立つ活用事例をまとめています。また、連載記事⑤では、条件付き書式ルールを取り扱う際に気をつけたいことや、 ChatGPTを活用したマスターのヒントをご紹介しています。

他記事もあわせてご覧いただきながら、ぜひ実務で活用してみてください！