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【コラム】ITエンジニアが教える「PC操作を劇的に早めるコツ」
~探しやすく開きやすいファイル名の付け方

こんにちは。株式会社インソースデジタルアカデミーの川崎でございます。

このコラム「ITエンジニアが教える」シリーズでは、インソースグループでもっともPC操作が早いと自負する私が、どのように操作しているかご紹介いたします。

前回は、ファイルの整理にも役立つ「ファイル名の並び順」についてお伝えしました。今回は、「ファイル名の並び順」を押さえた上で、「探しやすく開きやすいファイル名の付け方」についてご紹介いたします。

(1)前回のポイント:エクスプローラのファイル名は半角記号、半角数字、半角アルファベット、全角の順で並ぶ

Windows でファイルやフォルダを開くときに必ず使う「エクスプローラ」。ファイル名やフォルダ名は次の順番で並ぶことを前回はお伝えしました。

  • 半角記号
  • 半角数字の数字順、英字のアルファベット順
  • 全角記号
  • 全角数字の番号順、英字のアルファベット順、ひらがなの五十音順、カタカナの五十音順、漢字(音読み)の五十音順

(2)エクスプローラでは文字を入力すると、素早くファイルを開ける

エクスプローラで覚えておきたい機能の1つとして、文字を入力すると、そのファイル名に素早く移動できるものがあります。

たとえば、下図のようにファイル一覧があるとします。


ここで「7」と入力すると、ファイル名の先頭に「7」がつく最初のファイルに移動します。(下図参照)このまま「Enter」を押せば、すぐにファイルを開くことができます。


素早く「11」と入力すると、「10月分」は飛ばして、「11月分」というファイルに移動します。(下図参照)このように、複数文字を入力した場合にも対応しています。


この性質を利用して、ファイル名の先頭を半角英数字にしてファイルを並べておくと、素早くファイルを開くことができるようになります。

※全角文字でも同様のことはできますが、ひらがな入力・漢字変換する必要があり、多くのキー入力を必要とします。まずは、半角英数字で並べ替えることをおすすめします。

(3)探しやすく開きやすいファイル名の付け方

上記2点を踏まえて、おすすめのファイル名のつけ方は次の2つがあります。(フォルダ名にも同様のことがいえます)

※組織内でファイル名の規則がある場合には、その規則の範囲内で、ファイル名をつけるようにしましょう。

方法1:時系列順に番号をファイル名につける

業務で使うファイルや書類はさまざまありますが、下図のように、書類をそのままファイル名にしていると、ファイルを探すときに視線がさまよってしまい、すぐに見つけることができません。


素早く探すためには、探したいファイル名を頭の中で音読みに変えて、音読みの五十音順のファイル一覧の中から探す必要があります。そんな探し方は、まずしていないと思います。

しかし、業務の時系列に沿って番号を振っておくと、「このファイルよりも後」「あのファイルよりも前」というのがスムーズに理解でき、探したいファイルをすぐに見つけることができます。


このままでもかまいませんが、後々、「提案書」「商品サンプル」などの資料が入ると、「1_見積書」「1_提案書」「1_商品サンプル」のようになってしまい、けっきょく探しにくくなってしまいます。

そこで、時系列順に番号を振る際には、2桁や3桁の番号をつけるようにします。


こうしておくと、後からファイルを追加する場合でも、間に空いている番号を使ってファイル名につけると、時系列順に整列させた状態を維持することができます。

ビデオ会議などで画面共有しながら開くファイルを指定するときにも、「100番のファイル」と伝えれば、相手もすぐに理解することができます。

方法2:読み方の「頭文字」をファイル名につける

フォルダ内のファイルがいくつになるか分からない場合や、番号とファイル名の対応がすぐに連想しくい場合には、「ファイルの読み方」のアルファベットの頭文字をファイル名の先頭につけるのがおすすめです。

たとえば、次のように部署名のフォルダが並んでいるとします。どういう順序で並んでいるかわかりにくいのは先ほどの例と同じです。


これを、「営業部」であればローマ字表記したときの頭文字「ei」を先頭につけて「ei_営業部」、「管理部」であれば「ka」を先頭につけて「ka_管理部」のようにしていきます。


日本人にはわかりやすい順序とはいえないかもしれませんが、「製造部のフォルダを開きたいな」と思ったら、ファイルの並び順は気にせずに「se」とタイプすればよいのです。(下図参照)


すると、「製造部」のフォルダが選択された状態になるので、このまま「Enter」を押せば、素早く希望の部署のフォルダを開くことができます。


いかがでしたでしょうか。たかがファイル名ですが、「探す時間」を効率化することもできます。ご参考になれば幸いです。

(4)関連サービスのご紹介




※本記事は2020年11月18日現在の情報です。

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